Sua empresa ainda tem dificuldade de se adaptar a novas tecnologias? Como tem sido o desempenho durante a pandemia da Covid-19? Nesse artigo daremos dicas valiosas para tirar sua empresa do modo analógico e entrar de cabeça no digital.

Precisa de ajuda para implementar o home office na sua empresa? Leia o artigo a baixo e entenda como fazer a transição de forma simples e clara.

Que a tecnologia é algo essencial para a sobrevivência de qualquer empresa todos concordam, porém o quanto analógica a sua empresa ainda é? O que falta para poder afirmar que sua empresa está na onda do digital agora? Perguntas simples, que provavelmente há anos atrás todos afirmariam que hoje não somos, mas dentro de um prazo máximo de 3 anos, seremos digitais.

Os líderes aceitam que a tecnologia é essencial para seus negócios, porém, a grande maioria ainda acaba resistente em adorar tais mecanismos nas suas corporações, muitas vezes se valendo da alegação que modernizar é caro ou não está no DNA da empresa.

A culpa é do técnico de TI!

Esquece essa história de que o técnico de informática deve cuidar das demandas de tecnologia, hoje toda a empresa é responsável pela inovação, seja no marketing buscando avanços em mídias sociais ou até mesmo na produção, buscando novos métodos e programas para melhorar o desempenho do dia a dia. 

A tecnologia avançou para todos os setores e tipos de controles, ajudando a empresa inteira a obter mais sinergia e integrando todos as áreas, fazendo com que as vendas sejam geradas por diversos canais, provisionando estoques de forma quase que instantâneas e sincronizando todas as agendas.

A sua empresa pode ficar de fora disso?

Os efeitos da quarentena para as corporações podem ser mais duradouros do que se imagina. Muitas empresas precisaram correr para se adaptar à parada obrigatória das atividades que foi causada pelas restrições da pandemia de COVID19.

Digo muitas porque um seleto grupo não se afetou, simplesmente virou a chave e apenas mudou o local de trabalho, pois já tinha infraestrutura pronta para esse novo desafio.

De acordo com o Google Trends, a procura por materiais relacionados ao tema Home Office sofreu um aumento de 34% nas buscas do site em todo planeta, sinalizando que quem ainda não estava adaptado estava correndo para implementar esse método de trabalho o quanto antes.

Pesquisando sobre o tema, também pude verificar que há muito material explicando aos colaboradores em como se adaptar a essa rotina, com as melhores práticas e alguns conselhos valiosos, mas muito pouco desse material é dedicado às empresas, e, talvez, preparar o empresário seja a solução para os profissionais conseguirem extrair o melhor dessa experiencia. 

Pensando nisso, resolvi escrever esse artigo, com foco nas empresas, dando algumas dicas de aplicativos e, também, de organização, para que mesmo a distância você consiga orientar seus funcionários e manter o mesmo padrão e método de trabalho aplicado no dia-a-dia.

Dicas valiosas na hora de implementar o Home Office na sua empresa:

1. Cuide da estrutura tecnológica da sua empresa.

Muitas empresas não possuem o mínimo necessário para instituir o Home-Office, alguns itens simples como telefonia por VOIP, meios de comunicação e servidor em nuvem são os primeiros passos.

2. Defina uma estratégia de comunicação.

Para esse item é necessário combinar com a equipe e respeitar perfil de cada profissional, pois há os que gostam de aplicações e também os que preferem uma simples ligação.

3. A liderança é a peça essencial.

Não adianta dar recursos e esperar que as peças se encaixem, o líder deve dar o tom, de forma sutil e clara, lembre-se nem todos são iguais, e nem sempre estar online o tempo todo e estar produzindo.

4. Priorize vídeo-chamadas e videoconferências.

A expressão facial diz muito, em várias oportunidades um sorriso surti mais efeito do que um elogio.

5. Faça reuniões breves e constantes

Conversar com a equipe será a melhor forma de identificar o andamento das tarefas, claro que não se pode ocupar muito tempo, lembre-se, clientes podem querer falar com a equipe, também, por isso não trave os telefones por muito tempo.

6. Defina as regras do jogo antes da bola rolar.

Defina previamente, o que espera de cada membro da equipe, e cobre somente pelo que foi combinado. Itens básicos como horários de refeições, permissões de horas extras, prioridade das tarefas, dentre outras pontos relevantes.

7. Mantenha o pensamento positivo e a motivação.

Esse item é essencial a participação ativa dos líderes, traga a humanidade ao processo, incentive atitudes informais como compartilhar experiencias, enviar fotos de mesas ou das famílias, promova hoppy hour online e dia dos animais de estimação.

8. E por final, pratique a empatia e paciência.

Lembre-se, nem todos possuem o mesmo perfil e dinamismo, há pessoas que se adaptam mais facilmente ao novo ligue para o colega, pergunte como está o seu dia, a sua família, e, quando as coisas não saírem como o esperado, evite a explosão, seja assertivo mas humano!

Veja abaixo algumas dicas de aplicativos úteis na hora de implementar o Home Office na sua empresa:

A Nuvem é massa!

1- Google Drive

Serviço de armazenamento da Google. Permite a armazenagem de arquivos, compartilhamento, edição compartilhada e conta com aplicativo para celulares e computadores.

2- Dropbox

Recurso similar ao Google Drive, com compartilhamento de pastas, permite que arquivos sejam sincronizados e trabalhados em colaboração.

3 – OneDrive

Serviço de armazenamento em nuvem da Microsoft. Com ele é possível armazenar e hospedar qualquer arquivo, usando uma conta da Microsoft. Também é possível definir arquivos públicos, somente amigos, usuários definidos ou privados. 

Facilite a comunicação interna e externa

4 – Slack 

Utilizo atualmente essa ferramenta, muito parecido com WhatsApp, só que com mais recursos para uso profissional. Pode ser usado para conversas privadas, e se integra a outros serviços, que podem ser externos ou internos. 

5 – Microsoft Teams

Criado pela Microsoft, o Teams é um aplicativo de reuniões e troca de mensagens. O Teams tem o trunfo de ser integrado a outros serviços da Microsoft, como Office e Skype. Essa aplicação une recursos úteis de bate-papo, similares ao do Slack com as opções de videoconferência, se tornando um forte aliado para quem faz Home Office.

6 – Zoom

O Zoom é uma plataforma de videoconferências. Em sua versão gratuita, o Zoom tem chamadas individuais ilimitadas, reuniões em grupo de até 100 participantes por 40 minutos e possibilidade de participar sem ter conta no Zoom e por chamada telefônica. O Zoom tem cerca de 74 mil clientes, com 80 bilhões de minutos de reunião por ano.

7 – Google Hangouts Meet

Se você é mais um fã das aplicações da Google como eu, com certeza irá adorar participar de reuniões e videoconferência do Hangouts Meet, o qual, facilita muito as integrações com o Youtube. Uma praticidade é poder enviar o link da chamada para qualquer participante, sem a necessidade de instalar aplicativos ou extensões.  

E como é uma ferramenta nativa do Google, conta com a integração com o Google Suíte, sincronizando tudo com o calendário de cada funcionário, por exemplo.

Organize e planeje as tarefas

8 – Google Suite

O Google Suite fornece versões profissionais de ferramentas como Gmail (e-mails), Documentos, Drive (armazenamento de arquivos) e Agenda (calendário). Todas essas ferramentas têm versões gratuitas e o grande trunfo está no compartilhamento: é possível compartilhar e editar em tempo real arquivos como tabelas, textos e apresentações em slides. Os documentos ficam armazenadas na nuvem do próprio Google.

8 – Trello

Agora se você precisa coordenar tarefas de projetos, sincronizando com sua equipe, calendários, etc., o Trello se encaixará como uma luva. Outro ponto relevante é a integração com outros aplicativos, como Google Suite e Slack.

9 –  Asana 

Esta é uma ferramenta de comunicação em grupo baseado em nuvem que evita os montes de e-mails trocados. Além de monitorar conversas e projetos, oferece serviços de gestão: como a divisão de tarefas, os prazos totais e os níveis de prioridade de cada uma delas. 

Atenda com o seu número de onde estiver.

10 – 3CX

Telefonia é o calcanhar de Aquiles da maioria das empresas, listei aqui 2 empresas de telefonia por VOIP, sendo que utilizamos o 3CX atualmente, e tem atendido muito bem às necessidades da empresa sem contar que é o PABC virtual mais utilizado no mundo, através do console de gerenciamento fácil de usar você pode:

• Criar, gerenciar e excluir ramais e DIDs,
• Atualizar o Firmware do Telefone IP.
• Reposicionar e reiniciar telefones IP remotamente.
• Importar ou deletar todos os contatos de uma vez.

11 – Nvoip

Outra empresa do segento que pode ser indicada é a Nvoip, que tem sua sede no interior de Minas Gerais, na cidade de Juiz de Fora, e oferece planos para quatro tipos de serviço: 

• Número nacional;
• Número virtual;
• Atendimento digital; 
• SMS.

Cuide das finanças

12 –  OTKWEB 

Procure sistemas de gestão financeira que não obrigue a ter servidores, nesse ponto recomendamos o OTKWEB, uma plataforma simples e de baixo custo, que permitirá à sua empresa ter flexibilidade e todos os recursos para manter a saúde financeira da sua empresa em dia.

Esse sistema permitirá, aindam que os controle de suprimentos e de compras sejam mais efetivos e impeçam prejuízos.

Gostou do nosso artigo? 

Espero que nossas dicas sejam úteis, e ajudem você a implementar o Home Office na sua empresa, caso queira conversar mais sobre o assunto, entre em contato ou deixe um comentário.