Nesse artigo focaremos em alguns indicadores do controle de estoque, dando dicas de classificação do dados, indicadores de desempenho, de custo e giro de materiais, dentre outros tipos de análise interessantes.

É muito comum vermos empresas implementando o Business Inteligence nas suas rotinas, e desistindo antes mesmo de criar o primeiro painel. O discurso também se repete: A culpa fica na complexidade da ferramenta ou até mesmo diminuindo a necessidade de tal análise.

O erro geralmente está no planejamento da rotina, um simples estudo de cronograma, tarefas e definição de responsabilidades. O que muitos ignoram é que o estudo do BI deve começar muito antes de elaborar os primeiros gráficos. Neste artigo vamos explorar o passo a passo completo para implantar o BI no controle de estoque, vamos lá?

Antes de Começar: o que levar em consideração?

Saber exatamente qual a expectativa do gestor

Não adianta ter os melhores indicadores e práticas bem elaboradas, se não atender à necessidade do seu público alvo. Por isso, antes de colocar a mão a massa, entenda a necessidade da empresa, pesquise as pessoas e entregue o que se espera.

Conhecer bem os indicadores necessários.

Nesse ponto fica claro a importância de contratar uma consultoria, juntar conhecimento técnico e teórico da área pode definir sucesso ou fracasso do seu painel. De nada adianta conhecer as melhores práticas de banco de dados e scripts se não conhecer a área que está sendo analisada. Assim, profissionais com conhecimento em indicadores são o diferencial nessa análise.

Boa qualidade dos dados a serem utilizados

A qualidade dos dados podem afetar diretamente o resultado da sua análise. Por isso, a montagem dos painéis deve começar após os dados terem a qualidade ideal. Analistas com bom conhecimento em banco de dados ou Excel facilitaram muito o caminho a percorrer.

BI no Controle de Estoque: Por onde começar?

Primeiro devemos tratar da qualidade dos dados, para esse passo, devemos ter em mente a resposta para a pergunta chave: o que se espera do projeto de Business Inteligence no controle de estoque?

Se o objetivo principal é identificar motivos de compras com urgência, saber o giro de compras, tempo de espera e qualidade dos fornecedores são pontos relevantes.

Também é necessário definir se o controle será pelo valor, quantidade ou ambos. Eu sei que isso parece óbvio, mas muitas empresas controlam apenas as quantidades movimentadas, principalmente aquelas que não utilizam um sistema próprio para tal controle.

Para se ter um controle mais efetivo de materiais, saber o custo e, principalmente, o custo médio dos produtos estocados e movimentados é importantíssimo.

Enriquecendo o cadastro de Produtos

Para não nos alongarmos muito, encerraremos no terceiro tópico, que é a classificação dos materiais. Neste ponto, recomendo que você separe seus materiais em pelo menos 3 famílias, sendo:

• Finalidade do material: Aqui podemos definir o grupo macro que cada material deve participar em função do destino a ser aplicado. Por exemplo, matéria-prima ou material para produção.

• Material preponderante: Podemos definir como um subgrupo do item anterior, como uma espécie de categoria. Por exemplo os itens com finalidade de produção(matéria-prima) ferrosos, madeira, etc.

• Agrupamento ou kits: Para definir a qual produto final ou kit o item se destina, nos itens de consumo ou expediente para separar perecíveis de não perecíveis.

Conhecendo os indicadores de Controle de Estoque

Confira três dos principais indicadores para o controle de estoque:

Giro de estoque

Esse, talvez, seja o indicador campeão de qualquer Business Inteligence com foco no estoque, o giro de estoque é a base de cálculo de vários indicadores.

A partir desse cálculo os gestores poderão saber a qualidade do fluxo de compras, se o gasto com suprimentos está de acordo com a realidade da empresa e também a eficiência de toda a cadeia de suprimentos.

É importante entender que o maior giro de estoque de uma empresa pode ser sinal de compras bem realizadas, com capacidade de atender às demandas dos consumidores. Para calcular o giro de estoque, você deve usar a seguinte fórmula:

Total de Vendas / Estoque médio
Cálculo da Média do estoque = Estoque Inicial + Estoque Final / 2.

Em outras palavras, o valor da conta do giro de estoque indica a quantidade de vezes que o estoque é renovado por completo.

Ter o controle de giro de estoque eficiente é extremamente necessário para garantir que jamais faltem produtos, mesmo que a demanda seja alta. Caso contrário, você pode perder vendas e deixar seus clientes insatisfeitos, dando margem para que eles procurem a concorrência.

Taxa de retorno

Esse índice mede a quantidade de produtos que retornam ao estoque após a a movimentação. Recomenda-se que esse indice fique o mais próximo de zero.

Para fazer o cálculo, basta dividir o total de produtos retornados pelo total de produtos vendidos e depois multiplicar por 100.

A sua principal função é identificar quais produtos apresentam maior índice de devolução e, a partir disso, investigar as possíveis causas para que sejam adotadas estratégias capazes de reduzir esse percentual.

Cobertura de Estoque

Esse indicador visa dar maior segurança ao estoque, com foco no planejamento e estabilidade da empresa. Pois os dados analisados devem demonstrar se a quantidade de estoque atual na empresa é capaz de atender à sua demanda.

Esse índice permite planejar qual o nível de estocagem a empresa deve manter para trabalhar sem risco da ruptura, permitindo que o fluxo de compra permita a projeção esperada.

Para calcular a cobertura de estoque, basta confrontar a quantidade de estoque existente com a previsão de vendas, seja diária como em um determinado período.

Considerações

Espero ter esclarecido eventuais dúvidas, pode-se ver que embora a o termo Business Inteligence gere certo temor pela complexidade do tema, tudo depende da análise dos recursos da sua organização.

Muitas empresas possuem um bom corpo técnico, com conhecimento avançado em sistemas e banco de dados, porém, pecam no conhecimento teórico. Assim, para empresas com esse perfil o ideal é contratar uma consultoria no segmento a ser analisado, no caso desse artigo, seriam especialistas na cadeia de suprimentos.

O mais comum é a empresa ter especialistas no segmento, já tendo em mãos os indicadores que precisa usar no Busines Inteligence, para essas organizações recomenda-se a contratação de especialista em tecnologia, como banco de dados, Power BI, Tableau, etc. Aproveite para conhecer os nossos serviços em Consultoria de Power PI.