Nesse artigo conversaremos sobre o uso da tecnologia na área de controle de ativo imobilizado e como os indicadores certos alinhados ao uso da tecnologia podem ajudar sua empresa a analisar os dados corretamente e direcionar os recursos de forma mais assertiva e otimizada.

Entendendo o Cenário

A análise de BI se aplica a todos os segmentos do mercado, seja com o objetivo de melhorar as receitas, reduzir gastos ou definir estratégias de substituição de equipamentos e/ou controlar despesas extras com a depreciação de maquinas e equipamentos.

Outra desculpa frequente para não implementar tal controle é a ausência de recursos como softwares específicos ou até mesmo ERP com recursos de controle patrimonial, embora recomendamos fortemente a utilização de sistemas direcionados para esse tipo de controle, existem aplicações que permitem a utilização de indicadores com base em dados extraídos do Excel, bloco de notas e até mesmo com dados mesclados entre diversos aplicativos.

Ativo Imobilizado e a Tecnologia

Como mencionei acima, há a possibilidade de controlar tudo em Excel ou com sistemas não direcionados para esse segmento, o que muda é o esforço para chegar ao mesmo resultado e a segurança dos dados trafegados na sua empresa.

Atualmente alguns sistemas oferecem a praticidade e segurança para que o Controle de Ativos de sua empresa flui de forma tranquila e sem stress, se aplicando perfeitamente no dia a dia de seus colaboradores, é o caso dos sistemas indicados abaixo:

• Afixpat: Direcionado para empresas que querem máximo controle dos seus ativos, controlando tanto a parte física quanto a contábil, monitorando depreciação, CIAP, IRFS, etc. Conheça o Software Afixpat.

• Afixbase: Tem como foco principal o controle físico dos dados, acompanhamento de inventário e movimentação dos bens, o objetivo é saber onde os bens estão e qual o responsável por esses itens. Conheça o Software Afixbase.

Muitas empresas utilizam sistemas ERPs com a funcionalidade de controle ativo imobilizado integrado, embora não seja o caminho ideal, mas para quem está iniciando o controle desse tipo de material atenderá bem à necessidade.

Porque Utilizar o BI no Controle Patrimonial

Antes de adentrarmos nesse tema, é interessante conhecer alguns indicadores importantes para esse setor:

• Calculo e projeção de depreciação, o acompanhamento da depreciação dos ativos de sua empresa permite a apuração correta de custos e, uma analise correta desses indicadores servirá de base para decisões assertivas no médio e longo prazo;
• CIAP, indicadores do controle de credito de ICMS pode poupar tempo dos gestores e fornecer uma visão rápida dos créditos a recuperar, evitando perda de prazos.
• Controle de baixas e vida útil, saber o volume de baixas e o tempo de utilização de cada item pode servir de apoio para definição de compras bem como manutenções preventivas;
• Totais por centro de custo, para uma análise de custo de cada setor ou projeto;
• Totais por Conta Contábil, controle dos itens fechando o saldo por conta contábil;

Fora os indicadores acima, com um plano de BI bem elaborado, poderemos saber de forma simples a quantidade de itens sobre responsabilidade de cada gestor, a localização dos itens, fechamento por Estado ou loja, evolução de baixas, aquisições e depreciação em gráficos, avisos e alertas de acordo com parâmetros previamente estabelecidos, etc.

Ferramentas de BI disponíveis no Mercado:

Power BI

O Poewer BI talvez essa seja a aplicação mais conhecida do mercado, acredito que o principal fator disso ocorra por ser um produto Microsoft, mas também dispõe de diversos recursos que tornam a ferramenta muito poderosa;

Qlick

Ferramenta potente de análise de dados, talvez tão conhecido quanto o Power BI, porém, um pouco mais complexo, em muitos casos recomendamos a contratação de uma consultoria para apoio na implementação;

BI Machine

Ferramenta de baixo custo simples e intuitiva, para processos mais simples é o ideal para a implementação, principalmente em casos de integração com outros sistemas.

Afixbase – BI para Ativo Imobilizado

Sempre na Vanguarda do setor de controle de ativo, a Afixcode iniciou a implementação das rotinas de BI no Sistema Afixbase, recurso que será disponibilizado inicialmente em dois formatos, um painel novo, com os principais indicadores da ferramenta, e, um painel personalizado, feito de acordo com a demanda e necessidade de cada cliente.

Considerações

Espero ter ajudado com esse artigo, eliminando o preconceito quanto a aplicação das rotinas de Business Inteligence em todos os setores da sua empresa, nosso objetivo principal era lançar luz nesse tema.

É comum as empresas tentarem desenvolver aplicações de controle de BI utilizando recursos internos e com as ferramentas mais cosumidas pelo mercado, talvez por esse caminho fique dificil alinhar o conhecimento técnico na ferramenta com o conhecimento da area a ser analisada, em muitos casos o ideal seria a contratação de uma consultoria especializada para que tudo ocorra da melhor forma possível.

Esse índice permite planejar qual o nível de estocagem a empresa deve manter para trabalhar sem risco da ruptura, permitindo que o fluxo de compra permita a projeção esperada.

Para calcular a cobertura de estoque, basta confrontar a quantidade de estoque existente com a previsão de vendas, seja diária como em um determinado período. Aproveite para conhecer mais sobre o Serviço de BI para o Controle Patrimonial.